[Review Perpustakaan] Perpustakaan Kementerian Pertahanan- Perpustakaan Wawasan Nusantara

HASIL PENGAMATAN LAYANAN PERPUSTAKAAN KEMENTERIAN PERTAHANAN

Kementerian Pertahanan Bagian Badan Pendidikan dan Pelatihan (Badiklat) memiliki tugas untuk memproduksi/menerbitkan/mempublikasikan sebuah karya yang ditulis langsung di bawah Instasi Kementerian Pertahanan. Karya-karya tersebut kemudian diletakkan/disimpan/dipresentasikan pada Pusat Komunikasi Publik Bagian Tata Usaha Sub Bagian Dokumen dan Pustaka termasuk di dalamnya adalah Perpustakaan Kementerian Pertahanan atau dengan nama lain disebut sebagai Perpustakaan Wawasan Nusantara.

Seperti yang disebutkan di atas, Perpustakaan tersebut memuat berbagai koleksi khusus maupun umum yang memiliki ke-khas-an selayaknya Perpustakaan Kementerian yang ada di bidangnya masing-masing. Dalam tugas ini, saya memilih untuk mengamati Layanan Koleksi Khusus (Produk) yang ada di Perpustakaan Khusus Kementerian Pertahanan dan kaitannya dengan Layanan Referensi/Rujukan terhadap pemustaka.

 A. Proses Kegiatan Layanan Koleksi Khusus (Produk) Perpustakaan dikaitkan dengan fungsi Layanan Referensi dan Layanan Fotokopi dalam Stuktur Organisasi Kelembagaan

Pada proses pengamatan, saya selaku pemustaka umum (Non-Pegawai Kemenhan) pastinya ditanyakan terlebih dahulu maksud kedatangan ke Perpustakaan tersebut. Setelah menjelaskan maksud kedatangan, pustakawan memberikan penjelasan tentang pemustaka umum yang hanya bisa melihat/membaca koleksi tanpa boleh meminjam koleksi tersebut. Walaupun tanpa senyuman ramah, namun pustakawan mendengarkan maksud penjelasan pemustaka dengan baik dan memberikan arahan yang jelas dan tegas.

Setelah melihat-lihat koleksi, saya menemukan komputer yang menyajikan website sekaligus katalog yang berisikan koleksi-koleksi apa saja yang ada di perputakaan tersebut. Saya tertarik melihat adanya katalog yang mencantumkan Galery Produk Kemenhan RI. Lalu saya kembali lagi ke meja sirkulasi untuk menanyakan koleksi produk tersebut. Saat ditanya mengenai koleksi produk atau karya-karya yang hanya di terbitkan di Kementerian Pertahanan, sikap pustakawan pada awalnya kebingungan apa yang dimaksud dengan Koleksi Produk—namun pustakawan yang ada di sebelahnya membantu pustakawan yang saya tanyakan untuk mengerti.

Setelah mengerti, pustakawan tersebut kembali menanyakan koleksi tersebut ingin digunakan untuk apa, jika bukan untuk kepentingan tugas dan hanya sekedar lihat-lihat saja, koleksi tidak dapat digunakan. Hal tersebut membuat kecewa karena seharusnya apapun yang telah diterbitkan oleh Kementerian Pertahanan dapat dilihat dan dinikmati oleh semua tipe pemustaka.

Suasana di Perpustakaaan Kemenhan tampak sepi. Hanya ada dua pemustaka khusus (pegawai) yang sedang membaca koran, itu pun dengan keadaan berdiri. Hal tersebut harusnya ditegur oleh pustakawan, namun tampaknya komunikasi kedua pemustaka tersebut dengan pustakawan terasa sangat santai. Selain itu, sedikitnya pustakawan, membuat pemustaka merasa nyaman dengan keheningan yang ada di dalam ruangan. Pustakawan yang diam di meja sirkulasi tanpa suara juga sangat membantu konsenterasi pemustaka yang sedang melakukan kegiatan di Perpustakaan tersebut.

C. Layanan Koleksi Khusus (Produk) Perpustakaan dan Hubungannya dengan fungsi Layanan Referensi dan Layanan Fotokopi

Seperti yang telah di uraikan di atas, layanan koleksi khusus (produk) mula-mula ditanyakan saya sebagai pemustaka untuk melihat koleki tersebut, kebingungan pustakawan terhadap pertanyaan pemustaka patut di nilai negatif. Pustakawan seharusnya dapat memahami segala jenis koleksi yang ada di perpustakaaan, terlebih perpustakaan khusus yang memuat koleksi tertentu saja.

Kemudian kerjasama antar pustakawan cukup baik karena pustakawan yang ada di samping pustakawan yang ditanya dapat membantu memberi informasi kepada pemustaka. Ketidaksediaan pustakawan untuk memperlihatkan koleksi khuus jika bukan untuk urusan akademik juga merupakan kekurangan yang ada di Perpustakaan ini. Seharusnya, koleksi diperlihatkan secara umum ke pemustaka walaupun pemustaka bukan merupakan pemustaka khusus (pegawai Kemenhan). Pemberian alasan yang tidak jelas mengapa koleksi tersebut tidak boleh di perlihatkan juga belum jelas atau tanpa alasan.

Saat melihat-lihat koleksi, pemustaka melihat adanya ketersediaan mesin fotokopi di pojok ruangan. Untuk mengamati apakan mesin fotokopi tersebut digunakan secara maksimal atau tidak, saya selaku pemustaka mengambil salah satu contoh koleksi umum dan menanyakan apakah buku tersebut dapat difotokopi atau tidak. Saya kembali ke meja sirkulasi (karena meja sirkulasi tersebut satu-satunya tempat dimana kedua pustakawan tersebut berada) untuk izin memfotokopi buku tersebut. Pustakawan lalu bertanya berapa lembar fotokopi yang saya butuhkan, dan pemustaka menjawab dari halaman sekian hingga sekian. Kemudian pustakawan tersebut menyuruh pustakawan yang ada disebelahnya untuk membantu saya mem-fotokopi. Hal tersebut memperlihatkan bahwa layanan fotokopi berlangsung secara baik, namun tentu saja dengan syarat dan ketentuan yang berlaku.

A.    Sifat Layanan terkait dengan Komunikasi antara Pemustaka dan Pustakawan

Hal menarik yang dialami oleh pemustaka adalah terjalinya komunikasi pemustaka dengan kepala perpustakaan atau dalam hal ini Kepala bagian Sub Bagian Dokumen dan Pustaka. Pada awalnya, Kepala Perpustakaan ini yang namanya dapat dilihat pada bagian Struktur Organisasi tidak berada di Perpustakaan tersebut. Namun setelah beberapa lama pemustaka ada di perpustakaaan, Kepala Perpustakaan tersebut kemudian menanyakan siapa pemustaka ini. Pustakawan yang ada di meja sirkulasi kemudian menjelaskan bahwa pemustaka adalah Mahasiswi UIN Syarif Hidayatullah yang sedang mengunjungi perpustakaan mereka.

            Sontak, kepala perpustakaan tersebut menghampiri pemustaka dan duduk di sebelah pemustaka tersebut dan menanyakan beberapa hal dasar seperti nama, asal, dan maksud dan tujuan datang kesini. Pemustaka menjawab pertanyaan tersebut dengan senang hati karena sikap kepala perpustakaan yang sangat ramah. Untuk menghilangkan rasa penasaran terhadap koleksi khusus (produk) yang tadi sempat tidak boleh dilihat oleh pustakawan, maka pemustaka menanyakan hal tersebut kepada kepala perpustakaan.

Kepala perpustakaan tersebut kemudian menjelaskan bahwa koleksi khusus (produk) yang dibuat di Kementerian Pertahanan memiliki data-data khusus yang isinya memerlukan persetujuan jika akan dicantumkan ke literatur ataupun karya ilmiah lainnya. Jika dilihat oleh pemustaka, pemustaka hanya boleh menyerap informasi tersebut tanpa menyebarluaskan secara verbal ke individu lainnya. Pemustaka kemudian bertanya jika informasi yang diterbitkan amat dijaga, mengapa informasi tersebut dipublikasikan. Jawaban kepala perpustakaan tersebut adalah karena informasi yang ada di koleksi khusus (produk) tersebut diterbitkan secara benar dan isi informasi dapa dilihat langsung di Kemenhan melalui orang-orang yang memiliki kepentingan di dalamnya. Karena kompleksnya peraturan untuk melihat koleksi khusus (produk) itu, pemustaka memilih untuk menyerah untuk tidak melihat koleksi tersebut.